test

balah222

Read More

INTRODUCTORY MANAGEMENT ASSIGNMENT

1.0              PENGENALAN

Sebuah organisasi memerlukan rancangan yang dikenali sebagai perancangan strategik. Terdapat banyak definisi mengenai perancangan strategik. Sebuah pencarian cepat di internet melalui enjin carian Google mendapati definisi perancangan strategik yang disediakan oleh Wikipedia, iaitu, "Perancangan strategik adalah proses organisasi mentakrifkan strateginya, atau arahan, dan membuat keputusan mengenai peruntukan sumber untuk melaksanakan strategi ini ". Seperti yang dinyatakan dalam laman web Businessdictionary, mendefinasikan perancangan strategik sebagai "Satu proses sistematik untuk membayangkan masa depan yang diingini, dan menterjemahkan visinya ke matlamat atau objektif yang ditakrifkan secara umum dan mengikut beberapa langkah untuk mencapainya". Akhir sekali, Simply-strategic-planning, satu lagi laman web yang terkenal mendefinasikan perancangan strategik sebagai "Perancangan strategik adalah kegiatan pengurusan organisasi yang digunakan untuk menetapkan keutamaan, tumpuan tenaga atau sumber, mengukuhkan operasi, memastikan kakitangan dan pemegang. berusaha ke arah matlamat yang sama , dan menentukan arah organisasi sebagai tindak balas daripada persekitaran yang berubah-ubah ". Berdasarkan definisi-definisi berikut, sesebuah organisasi tidak akan mencapai matlamat atau objektif organisasinya kerana tiada perancangan strategik. Walau bagaimanapun, perancangan strategik mempunyai tujuh langkah-langkah berikut, seperti di bawah;

Sebuah organisasi yang telah dipilih bagi menyiapkan tugasan ini ialah Universiti Terbuka Malaysia (OUM). OUM adalah sebuah universiti swasta yang unik .Ia adalah gabungan dari 11 universiti awam Malaysia dan ia dimiliki oleh Technology Enhancement Operations (METEOR) Sdn. Bhd.  OUM adalah universiti pertama di Malaysia yang menggunakan sistem Pembelajaran Jarak Jauh (PJJ). Yang berpusat di alamat Blok B, Jalan Tun Ismail, 50480 Kuala Lumpur, WP Kuala Lumpur. OUM bermula pada tahun 2001 dengan pengambilan kemasukkan yang rendah iaitu 753 pelajar, pengambilan kemassukan di OUM kini sudah meningkat hingga mencecah 90,000. Pada masa ini, OUM menawarkan lebih daripada 70 program dalam pelbagai bidang dan terdiri dari pelbagai peringkat bermula Diploma hinggalah ke PhD. Selain itu, OUM mempunyai lebih daripada 60 pusat pembelajaran di seluruh negara. Sehingga kini, lebih daripada 13,000 graduan OUM telah dihasilkan. Pada Konvokesyen OUM Ke-7 pada bulan November tahun ini, lebih daripada 7,000 pelajar yang telah menamatkan pengajian dan menjadikan jumlah keseluruhan graduan OUM mencecah angka 20,000. Selain itu, di peringkat antarabangsa pula, OUM telah berjaya mewujudkan pusat pembelajaran di Bahrain, Yaman, Maldives, Indonesia, Singapura, dan Ghana. OUM punya wawasan adalah untuk menjadi penyedia atau pembekal utama bagi pembelajaran fleksibel. Selain itu, OUM juga mempunyai misi iaitu untuk meluaskan kemasukkan dengan pendidikan yang berkualiti dan menyediakan peluang pembelajaran sepanjang hayat dengan memanfaatkan teknologi yang terkini, menggunakan cara pengajian yang fleksibel, dan menyediakan persekitaran pembelajaran yang bagus dan suasana pembelajaran yang menarik, berdaya saing dan kos pengajian yang berpatutan.  Peranan utamanya adalah untuk menyumbang ke arah pendemokrasian pendidikan, selaras dengan moto OUM iaitu Universiti untuk semua.

2.0               LANGKAH PERTAMA PERANCANGAN STRATEGIK

2.1       MENGENAL PASTI MISI, OBJEKTIF DAN STRATEGI SEMASA

Langkah pertama bagi perancangan strategik ialah mengenal pasti misi, objektif, dan strategik semasa sesebuah organisasi. Misi organisasi adalah perspektif jangka panjang daripada apa yang organisasi usahakan untuk masa hadapan. Misi dinyatakan dengan jelas akan menjadi panduan sesebuah organisasi untuk menjalankan rancangannya. Manakala objektik adalah sesuatu yang diinginkan oleh organisasi pada masa akan datang. Objektif ini termasuklah kedudukan organisasi dalam pasaran berbanding dengan pesaingnya, pengeluaran barangan dan perkhidmatan, bahagian pasaran yang diinginkan, perkhidmatan pelanggan yang lebih baik, perkembangan sesebuah organisasi, kemajuan dalam teknologi, dan peningkatan jualan. Bagi menguruskan organisasi dengan baik, setiap organisasi perlu mempunyai misi yang menggariskan tujuan bagi mengenal pasti skop terperinci produk dan perkhidmatannya. Dengan itu, organisasi akan lebih menumpukan usaha-usaha untuk mencapai objektifnya. Strategi yang mantap dapat dihasilkan dengan merujuk kepada misi perniagaan bagi sesebuah organisasi. Sebagai contoh, OUM memberi 100% tumpuan kepada PJJ kerana misinya untuk meluaskan kemasukkan kepada pendidikan berkualiti dan menyediakan peluang pembelajaran sepanjang hayat dengan memanfaatkan teknologi yang terkini. Oleh itu, OUM dapat menentukan strateginya bagi mencapai objektif tersebut. Dapat dilihat bahawa PJJ terhasil dari misi OUM yang ingin memanfaatkan teknologi yang terkini.

3.0              LANGKAH KEDUA DAN KETIGA PERANCANGAN STRATEGIK

3.1       ANALISIS PERSEKITARAN

Langkah kedua bagi perancangan strategik ialah menganalisis persikitaran organisasi. Menganalisis persekitaran ialah mengetahui dan sedar terhadap pesaing mereka, keperluan pelanggan, politik sesebuah Negara, ekonomi semasa, perkembangan sosial, dan teknologi yang diguna sekarang. Dengan menganalisis persekitaran, pengurus akan lebih bersedia untuk menentukan strategi yang sedia ada iaitu strategi yang bersesuaian dengan persekitaran. Langkah ini akan menjadi lengkap selepas organisasi dengan teliti mengenalpasti apa yang berlaku pada persekitaran luaran dan responsif kepada pergerakan baru yang mempunyai kesan ke atas operasi organisasi. Sebagai contoh dari segi sosial, OUM mengambil perhatian tentang peranan utamanya dalam menyediakan pembelajaran sepanjang hayat, memperkayakan pengalaman pelajar dan pendemokrasian pendidikan melalui pembelajaran yang mampu dimiliki, mudah dan fleksibel. Dengan cara, memberi peluang pembelajaran kepada golongan yang sibuk akan kerjayanya atau tanggungjawab terhadap keluarganya sehingga tidak mempunyai masa walaupun berminat untuk menyambung pelajaran ke peringkat seterusnuya. Buktinya, Sebahagian besar pelajar OUM adalah golongan berumur yang memerlukan pelajaran yang tinggi untuk pekerjaan, jika dibandingkan dengan pelajar-pelajar di universiti lain. Dari segi politik, OUM telah mewujudkan pusat pembelajaran di Negara yang stabil politiknya, dimana Negara itu tiada peperangan ataupun darurat. Buktinya, OUM mempunyai cawangan di Negara Bahrain, Yaman, Maldives, Indonesia, Singapura, dan Ghana. Contoh dari segi teknologi pula, OUM menggunakan sistem PJJ yang teknologinya maju setapak dari university-universiti lain. Ini juga menunjukkan bahawa analisis persekitaran adalah penting dan mempengaruhi satu daripada faktor perancangan strategik.

3.2       MENGENALPASTI PELUANG DAN ANCAMAN

Langkah ketiga bagi perancangan strategik ialah mengenal pasti peluang dan ancaman organisasi. Persekitaran juga mempunyai faktor-faktor positif dan negatif yang mempengaruhi sesebuah organisasi. Faktor- faktor positif adalah peluang manakala faktor-faktor negatif adalah ancaman. Yang menjadikan peluang apabila organasasi itu meletakkan usaha untuk Berjaya terhadap persekitarannya. Contohnya, OUM memberikan perkhidmatan yang bagus dan bayaran yang berpatutan disebabkan mengetahui dan sedar akan pesaing mereka iaitu multimedia university (MMU) yang turut menawarkan PJJ. Contoh ancaman pula, apabila universiti lain menubuhkan sistem PJJ, akan ada persaingan yang kuat mengakibatkan tarikannya berkurangan disebabkan pelajar-pelajar mempunyai pilihan. Oleh itu, untuk mengenal peluang dan ancaman sesebuah organisasi pengurusan strategik seperti SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats) boleh digunakan dimana, peluang (opportunity) dan ancaman (threat) adalah berkaitan dengan luaran organisasi seperti pesaingnya, politik, ekonomi, social, dan juga perubahan teknologi. Yang mana bukan sahaja boleh memberikan ancaman tetapi juga memberikan peluang kepada mana-mana organisasi sekirannya ia dapat diuruskan dengan berkesan.

4.0              LANGKAH KEEMPAT DAN KELIMA PERANCANGAN STRATEGIK

4.1       MENGANALISA SUMBER ORGANISASI

Langkah keempat bagi perancangan strategik ialah mengenalisa sumber organisasi. Seperti kita ketahui, sesebuah organisasi pasti menghadapi kekangan kewangan dan sumber. Oleh demikian, membuat analisa ini akan menyediakan maklumat mengenai sumber yang ada. Dengan adanya sumber dan kemahiran dalam sesebuah organisasi akan menentukan kekuatan dan kelemahan organisasi itu. Analisis ini selain dapat menunjukkan maklumat mengenai sumber yang ada, ia juga boleh menunjukkan keuntungan yang diperolehi. Sebagai contoh, di OUM, Corporate Planning Unit (CPU) diamanahkan untuk menguruskan perancangan dan belanjawan latihan tahunan. Oleh itu, segala pelaksanaan rancangan jabatan dan belanjawan dikawal oleh CPU. Dimana semua analisis perbezaan, yang mana membandingkan perbelanjaan yang sebenar dengan bajet dan analisis tahun ke tahun yang mana membandingkan suku prestasi semasa dengan suku prestasi tahun-tahun sebelumnya. Ini menunjukan sesebuah organisasi menganalisa akan sumber mereka kerana ia sangat penting.

4.2       MENGENALPASTI KEKUATAN DAN KELEMAHAN

Langkah kelima bagi perancangan strategik ialah mengenalpasti kekuatan dan kelemahan organisasi. Kekuatan adalah sumber dalaman yang wujud dalam sebuah organisasi atau aktiviti yang baik dijalankan oleh sesebuah organisasi itu. Kekuatan kunci sesebuah organisasi bermakna bahawa organisasi yang mempunyai kecekapan atau kemahiran yang luar biasa yang membolehkan ia mempunyai kelebihan untuk daya saing. Antara contoh kekuatan OUM ialah sokongan pengurusan pihak atasan, dimana presiden memberikan komitmen terhadap kepimpinan memberi inspirasi dan motivasi kepada organisasi untuk terus maju kehadapan. Selain itu OUM juga mempunyai kakitangan jabatan yang berkesungguhan dan bertangungjawab kerana boleh terlibat dalam pelan dan bajet belanjawan organisasi. Yang paling kuat sekali adalah adalah teknologi IT kerana itu merupakan kelebihan, kemahiran dan kecekapan OUM. Manakala kelemahan adalah kekurangan sumber oleh sesebuah organisasi atau aktiviti yang dijalankan kurang berkesan. Sebagai contoh, di OUM menggunakan PJJ dimana pelajar mendapat interaksi yang minimum kerana semakin luas jarak yang wujud dalam perhubungan PJJ, semakin kompleks dan mencabar peranan pensyarah dalam menggunakan segala sumber media komunikasi yang ada untuk menyampaikan maklumat kepada pelajar dan memastikan matlumat itu dapat difahami. Pelajar PJJ jika dibandingkan dengan pelajar biasa mempunyai interaksi yang minimum bukan sahaja dengan pensyarah, tetapi juga dengan rakan sekuliah. Oleh itu, untuk mengenal kekuatan dan kelemahan sesebuah organisasi pengurusan strategik seperti SWOT boleh digunakan dimana, kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) digunakan untuk mengenalisis dalaman organisasi. Sebagai contoh kekuatan dari segi sumber-sumber sedia ada, dalam sebuah organisasi tersebut.

5.0              LANGKAH KEENAM DAN KETUJUH PERANCANGAN STRATEGIK

5.1       MENILAI SEMULA MISI DAN OBJEKTIF ORGANISASI

Langkah keenam bagi perancangan strategik ialah menilai semula misi dan objektif organisasi. Selepas menganalisis sumber dan persekitaran, organisasi boleh tahu kesannya terhadap strategi yang sedia ada. Oleh itu, pengurus mesti menentukan sekiranya strategi yang telah diputuskan atau pelaksanaannya sebelum ini perlu diubah ataupun tidak. Keputusan itu harus berasaskan kepada kelemahan prestasi tersebut. Kelemahan prestasi adalah perbezaan di antara objektif yang telah ditetapkan untuk mencapai matlamat dan hakikat sebenar yang telah dicapai. kelemahan prestasi mungkin disebabkan oleh pemilihan objektif yang agak sukar untuk dicapai atau terdapat perubahan yang tidak dijangka terhadap persekitaran atau andaian yang tidak tepat dari strategi. Sebagai contoh sesebuah organisasi harus melihat kembali objektif dan misi tersebut untuk memastikan peruntukkan kewangan, kepuasan pelanggan, proses dalaman bagi memuaskan pelanggan dan peningkatan perkembanggan pelajaran. langkah ini juga merupakan proses yang melibatkan penstrukturan semula perkhidmatan, pembelajaran, pengajaran, pelan strategik dan laporan pencapaian bagi tujuan penambahbaikan organisasi. Ini bagi memastikan organisasi sentiasa menguasai pentas pengajian di tahap tertinggi pada setiap tahun.

5.2       FORMULASI STRATEGI

Langkah ketujuh bagi perancangan strategi ialah formulasi strategi organisasi. Formulasi strategi adalah proses di mana sesebuah organisasi memilih tindakan yang paling kursus dan sesuai untuk mencapai matlamat yang ditetapkan. Proses ini adalah penting untuk kejayaan sesebuah organisasi, kerana ia menyediakan satu rangka kerja bagi tindakan yang akan membawa kepada masa depan yang dijangkakan. Pelan strategik perlu dimaklumkan kepada semua kakitangan supaya mereka sedar akan objektif, misi, dan tujuan organisasi tersebut. Formulasi strategi memaksa organisasi untuk berhati-hati melihat persekitaran yang berubah-ubah dan bersedia untuk kemungkinan perubahan yang mungkin berlaku. Pelan strategik juga membolehkan organisasi untuk menilai sumber-sumbernya, memperuntukkan belanjawan, dan menentukan pelan yang paling berkesan untuk memaksimumkan ROI (pulangan pelaburan). Sebuah syarikat yang tidak mengambil masa untuk membangunkan pelan strategik tidak akan dapat untuk menyediakan pekerjanya dengan hala tuju atau focus yang baik dan tidak proaktif dalam menghadapi suasana perniagaan. Selain itu, sebuah organisasi yang tidak mempunyai strategi ditetapkan akan mendapati bahawa sesuatu sedang bertindak balas seperti organisasi akan menghadapi tekanan yang tidak dijangka dan akan merugikan daya saing sesebuah organisasi. Formulasi strategik boleh digunakan dalam sesebuah organisasi dan mempunyai empat strategi yang utama, iaitu strategi berkembang (Growth Strategy), strategi stabil (Stability Strategy), strategi rendah (Retrenchment Strategy), dan strategi bergabung (Combination Strategy).

            5.2.1    STRATEGI BERKEMBANG (GROWTH STRATEGY)

Strategi ini adalah percubaan organisasi untuk meningkatkan operasi organisasi. Strategi ini dilakukan dengan meningkatkan penjualan, meningkatkan tenaga manusia atau melebarkan bahagian di pasaran. Strategi ini boleh dicapai oleh pengembangan secara terus, penguluaran sesuatu produk atau perkhidmatan yang baru, peningkatan kualiti keluaran dan kepelbagaian produk ataupun perkhidmatan. Pengembangan secara terus atau langsung ini boleh melibatkan peningkatan saiz organisasi dan pulangan ke atas pelaburan yang dibuat oleh organisasi manakala kepelbagaian produk ataupun perkhidmatan mungkin akan melibatkan penggabungan dan pengambilalihan. Sebagai contoh, OUM mengembangkan perkhidmatannya dengan cara menambahkan cawangan di seluruh Malaysia. Buktinya terdapat cawangan OUM di  Alor Setar, Sungai Petani, Pusat Bandar Seberang Jaya, Gelugor, Ipoh, Seri Manjung, Kuala Lumpur, Seremban, Bandar Bukit Baru, Johor Bahru, Batu Pahat, Mersing, Pasir Gudang, Kota Bharu, Kuala Krai, Kuala Terengganu, Kuantan, Mentakab, Kota Kinabalu, Keningau, Labuan, Sandakan, Lahad Datu, Kudat, Kuching, Sibu, Miri dan Bintulu. Dengan itu, OUM telah meningkatkan saiz organisasi mereka, dimana strategi ini telah membuatkan OUM beroperasi secara besar-besaran.

5.2.2    STRATEGI STABIL (STABILITY STRATEGY)

Strategi ini adalah berdasarkan kepada persekitaran yang stabil atau persekitaran yang tidak mempunyai perubahan. Strategi  yang paling sesuai apabila sebuah organisasi wujud dalam persekitaran yang stabil dan tidak berubah. Prestasi organisasi yang memuaskan, jelas mengenai kekuatan dan kelemahan adalah sesuatu yang sesuai untuk menerima pakai atau menggunakan strategi ini. Selain itu, strategi ini digalakkan apabila sesebuah organisasi mempunyai ancaman dan peluang yang tidak jelas. Meskipun begitu, OUM tidak menggunakan strategi ini kerana OUM mempunyai ancaman dan peluang yang tidak jelas. Tambahan pula, persekitaran mereka yang berubah kerana mereka memberikan perkhidmatan melalui teknologi dan seperti sedia maklum, teknologi sentiasa berubah menjadi lebih baik dan lebih-lebih baik.

                        5.2.3    STRATEGI RENDAH (RETRENCHMENT STRATEGY)

Strategi ini pula, dilaksanakan sebagai akibat secara langsung daripada kemajuan teknologi, globalisasi, persekitaran yang berubah, penggabungan dan pengambilalihan. Apabila strategi stabil dan strategi berkembang sudah tidak lagi berkesan, satu-satunya strategi yang sesuai dilaksanakan adalah strategi rendah. Strategi rendah ini adalah strategi yang mengurangkan atau merendahkan sesuatu produk dan perkhidmatan seperti mengurangan saiz dan penjualan produk yang kurang menguntungkan. Tetapi OUM tidak menggunakan strategi ini kerana perkhidmatan yang ditawarkan oleh OUM mendapat sambutan di Malaysia.

5.2.4    STRATEGI BERGABUNG (COMBINATION STRATEGY)

Strategi ini pula adalah gabungan dari strategi berkembang (Growth Strategy), strategi stabil (Stability Strategy) dan strategi rendah (Retrenchment Strategy). Dimana beberapa bahagian organisasi boleh mengguna pakai strategi berkembang, manakala bahagian lain organisasi itu boleh menggunakan strategi rendah. Sebagai contoh, OUM mengambil langkah seperti menggurangkan buku modul, tetapi meningkatkan modul dalam MyVLE. Hasilnya, seseorang pelajar OUM didalam penjara Kajang memuat turun nota modul melalui MyVLE kerana tidak mendapat buku modul untuk subjek tersebut.

6.0              CADANGAN

Oleh itu pelajar mencadangkan OUM untuk menggunakan strategi bergadung kerana pelajar berpendapat strategi ini paling berkesan kerana persikitaran OUM yang berubah-berubah dan tidak menentu. Tambahan pula, teknologi yang semakin maju membuatkan OUM mempunyai persaingan yang amat kuat. Jesturu itu pelajar mengharapkan OUM dapat memberikan fokus terhadap pelajar yang didalam penjara dengan cara menambahkan buku modul atau rujukan kerana pelajar OUM di penjara ini mempunyai masa yang terhad untuk menggunakan komputer. Dengan itu OUM juga dapat mengurangkan tenaga pengajar kerana pelajar dapat memahami dan menguasai subjek tersebut dengan menggunakan buku rujukan atau model itu.

7.0              RUMUSAN

Menjadi sesuatu yang amat penting bagi sesebuah organisasi untuk membuat perancangan strategik kerana tanpa perancangan strategik misi dan objektif tidak dapat dicapai. Dan terdapat beberapa langkah yang perlu organisasi itu perlu ikuti untuk membuat perancangan strategik, diantaranya ialah mengenal pasti misi, objektif, dan strategik semasa sesebuah organisasi. Seterusnya, menganalisis persikitaran organisasi terhadap pesaing mereka, keperluan pelanggan, politik sesebuah Negara, ekonomi semasa, perkembangan sosial, dan teknologi yang diguna sekarang. Sesudah itu, organisasi harus mengenal pasti peluang dan ancaman yang ada. Selain itu, mengenalisa sumber organisasi dan seterusnya, mengenal kekuatan dan kelemahan sesebuah organisasi pengurusan strategik. Kemudian, menilai semula misi dan objektif organisasi. Dan yang terakhir, memilih tindakan yang paling kursus dan sesuai untuk mencapai matlamat yang ditetapkan dengan strategi formulasi. Seperti yang kita ketahui, melalui langkah-langkah perancangan strategik tersebut sebuah organisasi dapat membentuk kejayaan yang dimahukan. Selain itu, misi dan objektif organisasi akan menjadi sesuatu yang dibanggakan kerana telah mencapainya. Dengan adanya perancangan strategik ini, sebuah organisasi dapat mengatahui masalah prestasi organisasi dan dapat juga mengatahui jalan penyelesaian yang terbaik untuk menghadapi masalah-masalah berikut. Selain itu, organisasi dapat berdiri setaraf atau lebih tinggi daripada pesaing-pesaingnya. Tanpa perancangan strategi, sebuah organisasi tidak dapat mencapai tahap keinginnannya dan pasti lebih cenderung kepada masalah.

8.0       RUJUKAN

 

Definition of strategic planning (Definition of strategic planning)

http://www.simply-strategic-planning.com/definition-of-strategic-planning.html

What is strategic planning? definition and meaning (BusinessDictionary.com)

http://www.businessdictionary.com/definition/strategic-planning.html

The Basics of Strategic Planning, Strategic Management and Strategy Execution (The Basics of Strategic Planning, Strategic Management and Strategy Execution)

http://balancedscorecard.org/Resources/Strategic-Planning-Basic

Read More